“Post Office Protocol” के लिए जाना जाता है। POP3, जिसे कभी-कभी केवल “POP” कहा जाता है, e-mails संदेशों को वितरित करने का एक सरल, मानकीकृत तरीका है। एक POP3 मेल सर्वर e-mails प्राप्त करता है और उन्हें उपयुक्त उपयोगकर्ता फ़ोल्डर में फ़िल्टर करता है। जब कोई उपयोगकर्ता अपने मेल को पुनः प्राप्त करने के लिए मेल सर्वर से जुड़ता है, तो संदेश मेल सर्वर से उपयोगकर्ता की हार्ड डिस्क पर डाउनलोड हो जाते हैं।
जब आप अपने e-mail client को configure करते हैं, जैसे कि आउटलुक (विंडोज) या मेल (मैक ओएस एक्स), तो आपको अपने ई-मेल अकाउंट का उपयोग करने वाले mail servers का प्रकार दर्ज करना होगा। यह आमतौर पर या तो POP3 या IMAP सर्वर होगा। IMAP मेल सर्वर POP3 सर्वर की तुलना में थोड़े अधिक जटिल होते हैं और e-mail संदेशों को सर्वर पर पढ़ने और संग्रहीत करने की अनुमति देते हैं। कई “webmail” interfaces IMAP मेल सर्वर का उपयोग करते हैं ताकि उपयोगकर्ता अपने सभी मेल ऑनलाइन प्रबंधित कर सकें।
फिर भी, अधिकांश मेल सर्वर POP3 मेल प्रोटोकॉल का उपयोग करते हैं क्योंकि यह सरल और अच्छी तरह से समर्थित है। आपके मेल प्रोग्राम को configur करने के लिए किन सेटिंग्स का उपयोग करना है, यह जानने के लिए आपको अपने आईएसपी या आपके मेल खाते का प्रबंधन करने वाले से जांच करनी पड़ सकती है। यदि आपका e-mail account POP3 मेल सर्वर पर है, तो आपको अपनी e-mail program settings में सही POP3 सर्वर पता दर्ज करना होगा। आमतौर पर, यह “mail.servername.com” या “pop.servername.com” जैसा कुछ होता है। बेशक, अपना मेल successfully प्राप्त करने के लिए, आपको एक वैध username और password भी दर्ज करना होगा।